1. 目的
1.1 确保各部门所使用的文件均为有效版本，防止使用作废的文件。
2. 适用范围
2.1 一体化管理体系所要求的文件的控制。
3. 定义或术语
4. 职责
4.1 企业管理处负责《一体化管理手册》的文件控制工作。
4.2 各部门负责本部门业务管理范围的技术文件、管理文件、外来文件的文件控制工作。
5. 工作程序
5.1 工作流程图
b. 技术文件，如：施工技术文件（施工图纸、施工组织设计等）、设计技术文件（设计计算书、计算清单等）；
c. 管理文件，如：通知、会议纪要、管理办法、本月动态等；
d. 外来文件，如：与产品要求和一体化管理体系有关的国家、行业、地方颁布的法律、法规、标准、规范、规程等，上级主管部门颁布的管理办法、规定等，顾客文件，供方文件，相关方文件；（注：法律、法规、标准、规范、规程控制具体执行《法律法规及其它要求识别获取控制程序》）
e. 建筑工程设计和施工产品实现过程的有关记录，一体化管理体系标准所要求的记录。（注：记录控制具体执行《记录控制程序》）
各部门负责本部门职责权限范围内文件的编制，经相应主管领导审批后才能发布，应确保其充分性、适宜性、有效性。文件的编制审批权限如下：
a.《一体化管理手册》由企业管理处编制，公司总经理审批后发放；
b. 技术文件、管理文件由其主管部门编制，相应主管领导审批后发放；
c. 外来文件由接收者移交相应主管部门，经相应主管部门识别确认其有效性和适用性后，控制发放；
为保证文件的有效性以及防止使用作废文件，文件发放前均应进行标识。方法如下：
b. 由公司职能部门名义发布的管理文件采用如下编号：
c.《一体化管理手册》以X（版本号）/X（修订序号）、发放编号作为受控标识，《一体化管理手册》中的程序文件以CX（程序）-XX（编号）标识，文件修订状态以《文件更改通知单》和/或修订序号表示；
d. 技术文件、外来文件，用原文号和/或发放编号作为受控标识。
5.5.1 《一体化管理手册》由企业管理处负责发放。技术文件、管理文件、外来文件由其主管部门负责发放。文件发放范围由各主管部门规定，发放形式有电子和书面等，发放填写《文件审批/发放通知单》，发放按照《发文登记表》进行登记,各部门负责本部门的发文登记，如发放部门认为该文件无必要填写《文件审批/发放通知单》，需在《发文登记表》上注明。
5.5.2 各部门负责对本部门接收的各类文件在《收文登记表》上进行登记，以此作为本部门的有效文件目录/清单。
5.5.3各部门负责对文件的适用版本进行确认，确保各部门使用文件是现行有效的版本。
5.6.1 《一体化管理手册》、管理文件由其编制部门根据企业发展的实际情况进行不定期评审，如无特殊原因，每年评审1次，经主管领导审批后执行。
5.6.2 技术文件由其编制部门根据行业发展的实际情况进行不定期评审，经主管领导审批后执行。
5.6.3 外来文件由其相应的主管部门及使用部门进行不定期识别评审，保证其有效性。
5.6.4 文件更改时，与该更改文件相关的其他文件的相关内容应同时修改，同时对文件标识进行再确认，以保证所使用文件的一致性，文件更改应填写《文件更改通知单》。
5.7.1 文件作废时，该文件主管部门负责通知文件使用者（部门或个人），对该文件加以“作废”标识，使用部门及时收回“作废”文件，需要长期保存的“作废”文件，使用部门负责保管，使用部门在《收文登记表》上作出相应标识。
5.7.2 如发生丢失，责任人员应写出书面检查，说明原因，报告主管领导，并征得该文件发放部门批准，由发放部门进行登记、备案，或补发。
资料来源：好好学习网 发布日期：2006-4-8 9:39:00
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